# 1场景简介
公文、CAP表单和协同中的文单/表单/附件/流程图在流程结束后，需要以手工或定时自动的方式推送到第三方档案系统中，在档案系统中再进行整编、入库、检索、利用、借阅、统计等管理。
集团管理员或单位管理员需要在协同平台后台对归档的内容以及归档的时间进行设置，用户在发起流程时需要指定预归档到文档中心的文档夹，或由应用设计师统一进行了预归档的设置，最后再由外部档案系统管理员在协同平台前台进行人工归档，或者系统在设定时间进行自动归档操作。
# 2使用配置
# 2.1角色配置
1.用户可使用【集团管理员】角色，登录系统后台，进入CIP集成平台进行电子档案相关配置，具体配置见下面小节说明；
2.新增单位角色【外部档案系统管理员】，用户授权该角色后，可进行归档操作，前端增加"档案系统"菜单，可进行归档记录查询。
图 外部档案系统管理员
# 2.2基础设置
1.产品登记
集团管理员进入"CIP集成平台"-"第三方应用"-"产品登记"中，清华紫光电子档案将进行预置登记，产品分类中增加"电子档案"分类，第三方产品参数中增加appid（调用系统）、apptoken（校验代码）、companycode（单位编码）、fondsname（全宗名称），需要配置人员录入这四个字段的值，然后保留到配置数据中。
图 产品登记新增电子档案分类
图 第三方产品参数
2.应用注册
集团管理员进入"CIP集成平台"-"第三方应用"-"应用注册"中，紫光电子档案系统会进行应用预置，应用名为【紫光档案综合管理系统】，用户需配置相应参数，具体参数配置如截图说明。
图 应用注册参数配置
3.接口注册
集团管理员进入"CIP集成平台"-"集成资源库"-"第三方应用接口库"中，找到对应的清华紫光电子档案产品编码的接口分类，在二级分类下新建接口
图 接口二级分类
新建接口时填写接口的基本信息、接口描述、语义定义等内容
图 新建接口
语句定义的配置参数如下：
图 配置FTP方式
# 2.3 管理后台
1.启动参数
集团管理员将上一小节的基础配置完成后，可进入"CIP集成平台"-"协同+集成插件"-电子档案进行启动参数配置:
(1) 启用状态为"停用"时，不可进行归档，启用状态为"启用"时才可以进行归档；
(2) 定时同步的时间如果为"启用"状态，可设置定时同步的方式（指定时间、间隔时间）和时间，未归档的档案可定时自动同步
(3) 可设置是否支持人工重复归档，如果不支持人工重复归档，在进行重复归档时会有相应提示
图 启动参数
2.归档配置
设置启动参数后，可进行归档配置，可选择自由协同，表单，公文进行归档配置；
首先，新建归档配置，选择对应的归档类别（自由协同，表单，公文），选择归档单据（单据可选该集团下所有的流程表单/公文单，自由协同无需选择归档单据），填写appid和apptoken（紫光的对外接口，可在紫光系统进行配置），选择FTP接口
图 新建归档配置
图 单据列表
其次，归档配置完成后，需要进行字段映射配置
图 单据映射字段
最后，归档配置完成后，可在配置列表中查看此配置，也可以进行，修改，删除，停用和启用操作（归档配置被删除，或者被停用后，则无法对该表单/公文/协同进行归档）
图 归档配置列表
3.归档日志
集团管理员可进入后台的归档日志，查看所有归档记录，可进行重新发送（即重新归档），删除记录，归档日志保留周期设置
图 归档日志
# 3操作流程
# 3.1 电子档案归档
电子档案后台配置完成后，【外部系统档案管理员】可进入文档中心进行归档操作，以下为操作流程
步骤1、发送表单，结束表单流程后，再归档至文档中心
图 文档中心
步骤2、选择相应的表单，点击"归档至外部档案系统"，会出现归档中的状态，归档完成后会有相应的弹框提示
图 归档操作
图 归档成功
步骤3、归档完成后，用户可进入"归档系统"-"档案记录查询"，查看归档记录，并可进行重新发送，删除记录，修改归档记录保留周期操作
图 归档日志
步骤4、可进入紫光档案管理系统，查看归档信息，也可通过FTP查看具体的归档内容
图 紫光档案系统归档记录
图 使用FTP查看归档内容
# 3.2 组织同步和单点登录
3.2.1功能介绍
组织同步：
角色：档案管理员、普通用户
情况：需要整编/查看协同平台归档的档案
目标：通过组织同步，实现协同系统与档案系统组织一致，协同平台文件归档时在"档案隶属部门"字段传值，档案系统同部门的管理员可以整编本部门档案
单点登录：
角色：档案管理员、普通用户
情况：从协同平台跳转到档案系统
目标：单点免密登录
3.2.2 后台配置
1.在OA后台配置中配置紫光方ip以及端口
2.在紫光方进行添加单位的操作
备注：单位id获取方法。操作流程如图所示
注意：此处前台页面为该单位人员的前台页面
3.2.3 同步操作
1.进行所属单位的同步范围设置
路径：单位管理员下CIP集成平台->协同+集成插件->电子档案->同步设置>同步范围设置
注意：其中置灰为必填，其余可选设置为选填，根据所要同步的属性进行对紫光平台的同步
2.新增同步方案
1.用于新建同步方案，点击后弹出新建同步方案的弹窗
注意：新建同步方案选择范围为单位部门级别。选择后将其单位/部门内人员均会进行同步
2.点击【保存】时，判断所选的同步数据与同步方案列表中数据是否重复(部门重复)，若重复，当前页面不关闭，上级页面上方弹出相应提示："已经对XXX设置同步方案，不能复设置！"
特殊情况：
1、同步方案选择了单位后如果后面添加单位下部门的同步方案，提示："已设置单位同步方案，如需单独设置部门同步，请将单位删除后进行部门同步"；
2、如果先创建了部门同步方案后面创建了全单位的同步方案时，提示："本单位下已存在部门进行同步，如需全单同步，请将所有部门删除后进行单位同步"
3、对于已建立同步方案：
①还未同步到档案系中的组织和人员，实时自动同步
②已同步的人员，在协同平台离职后，在档案系统实时删除；在协同平台办人员调出后，在档案系统实时删除旧数据，如果转入的部门已有同步方案，则将该人员实时步到档案系统；在协同平台转编外人后，在档案系统实时删除
③部门或人删除后，对已归档到档系统中的数据不会产生影响；
4、同步方案设置好后关闭弹窗，列表新增数据，需要拆分展示，根据实体的数量拆分成多条记录
5、紫光档案方不允许存在断层组织架构出现，如果其单位是子部门，则他的父部门必须进行同步后才可同步子部门，否则无法同步过去至第三方，提示报错"组织连不完整"，如下图
3.删除同步方案
用于删除已有的同步方案，未选择任何数据点击【删除】时弹出提示窗口
同步方案删除后，已经同步到档案系统中的组织（包含组织内的人员）和人员，在档案系统实时删除；
删除组织时，将组织下的人员一删除；若删除父级部门，子部门一起删除。部门删除时，部门下人员将被删除
4.手动同步操作
点击【手动同步】按钮，提示是否确认进行同步，用户确认后，对所有同步结果为"失败"的同步记录触发实时同步
注意：其中同步失败的数据指在日志中记录下的同步失败的数据，若将同步日志中的数据删除，则无法找到被删除的失败数据。手动同步时会进行查重处理。
3.2.4日志查询
1.查询入口
查询条件包括：名称、同步类型、操作同步结果、时间
名称通过手动输入关键字查询；
同步类型可选 部门/人员；
操作可选 新增/修改/删除/离职/人员调出/转编外人员;
同步结果可选 成功/失败;
同步时间设置时间段
2.删除/清空入口
1.【删除】：用于删除选中的数据，未选择任何数据点击【删除】时弹出提示窗口；
2.【清空】：清空所有同步日志，点击后弹出确认窗口
# 4注意事项
重复归档支持手动归档，定时自动归档的情况下不会重复归档
流程未结束的单据，不会定时进行自动归档
归档人员一定要授权【外部系统档案管理员】角色才可进行归档
目前支持的归档内容清单
# 5常见问题
1.归档失败时建议检查一下协同系统配置（系统协同新增三项配置如下图），归档配置是否正确，再次尝试归档
